Datenschutz

1. Verantwortlicher und Kontakt

Für den Betrieb dieser Website, die Verwaltung unserer Kundenbeziehungen, Anfragen und die Abrechnung ist verantwortlich:

E-Mail: hallo@sadu.at
Telefon: +43 699 18191484

Für Personal-, Dienstplan- und Arbeitszeitdaten ist grundsätzlich der Betrieb verantwortlich, der Schichtanker für sein Team einsetzt. In diesem Bereich verarbeiten wir Daten im Auftrag des Betriebs. Die Unterschiede erklären wir unter Daten deines Betriebs und Teams.

2. Website und technischer Betrieb

Beim Aufruf unserer Website oder App werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet: insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Antwortstatus sowie die vom Browser übermittelten Geräte-, Browser- und gegebenenfalls Referrer-Angaben. Webserver und vorgeschaltete Server können diese Angaben in Zugriffs- und Fehlerprotokollen erfassen. Bei Registrierung und Passwort-Wiederherstellung verwenden wir die IP-Adresse außerdem zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen.

Zweck ist, die Seiten auszuliefern, Fehler zu erkennen und unberechtigte Zugriffe zu verhindern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, verfügbaren Dienst nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Website und Anwendung werden von der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in einem Rechenzentrum in Helsinki, Finnland, betrieben. Finnland ist Mitgliedstaat der Europäischen Union; eine Übermittlung in ein Drittland findet dadurch nicht statt. Der Hosting-Dienstleister stellt die Server-Infrastruktur bereit und verarbeitet dafür technische Verbindungsdaten sowie gegebenenfalls gespeicherte Anwendungsdaten im Rahmen des Betriebs und Supports.

Tritt in der Anwendung ein unerwarteter Fehler auf, übermitteln wir einen Fehlerbericht an Sentry als Dienstleister für Fehler-Tracking. Wir nutzen dafür die EU-Region des Anbieters; eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt. Der Bericht enthält die Fehlerart, die bereinigte Fehlermeldung, den aufgerufenen Pfad der Schnittstelle (nicht die vollständige Adresse), den Statuscode, die Kennung des Betriebs, die Rolle der handelnden Person, die Programmversion und den technischen Aufrufverlauf. Namen, Mailadressen, Telefonnummern, Chip-Kennungen, PINs, Zugangsdaten und Abfragewerte werden vor dem Versand entfernt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem lauffähigen und sicheren Dienst nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Fehlerberichte bewahren wir nur so lange auf, wie sie zur Behebung des Fehlers erforderlich sind. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Sentry.

Nur mit deiner Zustimmung verwenden wir auf der Marketingwebsite PostHog EU zur Nutzungsanalyse. Ohne Zustimmung findet diese Analyse nicht statt. Schriftdateien und Produktvorschauen werden von unseren eigenen Website-Adressen geladen; beim Seitenaufruf werden keine Google Fonts oder Social-Media-Inhalte eingebunden.

3. Registrierung und Anmeldung

Bei der Registrierung verarbeiten wir Betriebsname, Betriebskennung, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort. Dazu kommen Bestätigungsstatus, Erstellungszeitpunkt und Angaben zum Testzeitraum. Wir benötigen diese Daten, um deinen Betrieb einzurichten, die Mailadresse zu bestätigen und den Zugang bereitzustellen.

Passwörter werden auf dem Server als Passwort-Hash gespeichert. Anmeldungen erzeugen eine Sitzung; serverseitig werden dazu Token-Hashes und Informationen über Erstellung oder Widerruf gespeichert. Passwörter und Sitzungstokens werden nicht zwischen Marketingseite und eingebettetem Formular über Nachrichten ausgetauscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Schritte und die Vertragserfüllung. Wenn du als Kontaktperson eines Unternehmens handelst, beruht die Verarbeitung deiner Kontaktdaten auf unserem berechtigten Interesse an der Durchführung dieser Geschäftsbeziehung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ohne die erforderlichen Angaben können wir keinen persönlichen Zugang anlegen. Der bloße Besuch der Marketingwebsite ist ohne Registrierung möglich. Die Tarifauswahl bei der Registrierung ist unverbindlich und löst für sich allein keine Zahlung aus.

4. Speicherung auf deinem Gerät

Die Marketingwebsite setzt keine eigenen Analyse- oder Werbe-Cookies. Deine Auswahl im Datenschutz-Banner speichern wir auf diesem Gerät unter schichtanker-privacy im lokalen Browserspeicher. Gespeichert werden die Auswahl, ihre Version und der Speicher- sowie Ablaufzeitpunkt. Die Auswahl gilt für 180 Tage und kann jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ im Footer geändert werden. Diese Speicherung ist erforderlich, um deine Datenschutz-Auswahl zu berücksichtigen; wir verwenden sie nicht zur Analyse deines Besuchs. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Berücksichtigung und Verwaltung deiner Auswahl nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ist der Browserspeicher gesperrt, gilt die Auswahl nur auf der geöffneten Seite; nach einem Neuladen wird erneut gefragt.

Für die Anmeldung verwendet die Web-App den lokalen Browserspeicher: Unter dem Schlüssel zg-token wird die Sitzungskennung gespeichert, damit du nach einem Neuladen angemeldet bleibst. Sie bleibt dort bis zur Abmeldung oder bis du die Website-Daten löschst; es gibt dafür keine feste automatische Browser-Ablauffrist.

Diese Speicherung dient dem von dir angeforderten Zugang. Ist der lokale Speicher gesperrt, kann die Sitzung nur im geöffneten Fenster weitergeführt werden. Die Verarbeitung für den Zugang beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO wie oben beschrieben.

Die Tablet- und Handy-App speichert Zugangsdaten und notwendige Betriebsdaten lokal. Auf dem Tablet werden noch nicht übertragene Stempelereignisse zwischengespeichert, damit die Zeiterfassung auch ohne Internet funktioniert. Dazu gehören Mitarbeiterreferenz, Name, Zeitpunkt und Art der Buchung. Der lokale Speicher dient nicht der Werbung. Die freiwillige Analyse-Auswahl der App wird getrennt von der Website für 180 Tage auf dem Gerät gespeichert. Die zufällige Analysekennung bleibt nur im Arbeitsspeicher der laufenden App.

5. Kontakt und E-Mails

Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir deine Kontaktangaben und den Inhalt deiner Nachricht zur Bearbeitung der Anfrage. Vertragsbezogene Anfragen bearbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; sonstige Anfragen aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Schichtanker verschickt notwendige Kontomails, zum Beispiel zur Bestätigung deiner Mailadresse, zum Einrichten oder Wiederherstellen eines Zugangs und zum Testzeitraum. Verarbeitet werden Empfängeradresse, der für die Nachricht erforderliche Inhalt und Versandinformationen. Die Anwendung hält dafür eine Versandwarteschlange mit Status- und Fehlerinformationen vor.

Für den Versand nutzen wir Brevo als Maildienstleister. Brevo erhält Empfänger- und Absenderadressen, den Nachrichteninhalt und die für Zustellung und Fehlerbehandlung notwendigen Verbindungsdaten. Nach Angaben von Brevo werden die Datenbanken in der EU gespeichert, insbesondere in Frankreich, Deutschland und Belgien. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Brevo, den Vertragsbedingungen mit Auftragsverarbeitungsvereinbarung und den Angaben zu Speicherorten.

Diese Kontomails sind Teil der angeforderten Leistung und kein Newsletter. Eine Registrierung ist keine Einwilligung in Werbemails. Rechtsgrundlage für den erforderlichen Versand ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Absicherung des Zugangs und die zuverlässige Zustellung unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Zahlungen mit Stripe

Wenn du einen kostenpflichtigen Tarif über Stripe abschließt oder deine Abrechnung dort verwaltest, werden insbesondere Kontakt- und Rechnungsdaten, Tarif, Betrag, Zahlungs- und Abonnementstatus sowie Kunden- und Transaktionskennungen verarbeitet. Zahlungsdaten gibst du auf der von Stripe bereitgestellten Zahlungsseite ein. Vollständige Kartennummern und Kartenprüfcodes werden nicht in Schichtanker gespeichert.

Stripe Payments Europe, Limited, Irland, ist unser Stripe-Vertragspartner für den EWR. Je nach Verarbeitung handelt Stripe als Auftragsverarbeiter oder selbst als Verantwortlicher, etwa für eigene gesetzliche Pflichten und Betrugsprävention. Informationen dazu findest du in der Datenschutzerklärung von Stripe und der Stripe-Datenverarbeitungsvereinbarung.

Unsere Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung des Vertrags und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten. Die Zahlungsseite von Stripe hat eigene Datenschutz- und Cookie-Hinweise.

7. Daten deines Betriebs und Teams

Wenn dein Betrieb Schichtanker einsetzt, bestimmt er die Zwecke der Personalverwaltung, Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung. Er ist dafür datenschutzrechtlich verantwortlich und muss sein Team über die konkrete Verwendung informieren. Wir stellen die Software bereit und verarbeiten diese Daten nach seinen Weisungen. Diese Auftragsverarbeitung ist nach Art. 28 DSGVO zu regeln; diese Datenschutzerklärung ersetzt die Vereinbarung mit dem Betrieb nicht. Den Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir zum Herunterladen bereit; er wird vor der ersten Verarbeitung echter Mitarbeiterdaten geschlossen.

Abhängig von den genutzten Funktionen werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Stammdaten wie Name, Kontaktdaten, gegebenenfalls Geburtsdatum, Anschrift, Notfallkontakt und ein hinterlegtes Profilbild.
• Beschäftigungsdaten wie Rolle, Vertrags- und Beschäftigungsart, Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses, Stundenumfang, Stundenlohn, Urlaubstage und Verfügbarkeit.
• Dienstpläne, Arbeitsbeginn und Arbeitsende, Pausen, Stundenberechnungen, Abwesenheiten und zugehörige Notizen.
• Korrekturen und Änderungsprotokolle, damit nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben.
• Gerätekennungen, zugeordnete NFC-Chipkennungen, PIN-Hashes und Zugangskennungen für Tablet und Handy.

Krankmeldungen können Gesundheitsdaten sein. Für diese besondere Datenkategorie muss der Betrieb zusätzlich eine passende Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO bestimmen. Bitte trage in Freitextfelder keine Diagnosen oder andere sensiblen Angaben ein, die für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich sind.

Daten stammen aus den Angaben des Betriebs und der Beschäftigten sowie aus den erfassten Stempelereignissen. Berechtigte Personen im Betrieb erhalten entsprechend ihrer Rolle Zugriff. Exporte und deren Weitergabe, etwa an das Lohnbüro, liegen in der Verantwortung des Betriebs.

Eine NFC-Chipkennung identifiziert den zugeordneten Chip; sie ist kein biometrisches Merkmal. Schichtanker berechnet Zeiten und prüft Planungskonflikte nach den hinterlegten Regeln. Für die Verwendung dieser Ergebnisse, Korrekturen und arbeitsrechtliche Entscheidungen bleibt der Betrieb verantwortlich.

8. Empfänger und internationale Verarbeitung

Zugriff erhalten nur Personen und Dienstleister, die ihn für die beschriebenen Zwecke benötigen. Dazu zählen Hosting- und Maildienstleister, Sentry für Fehlerberichte aus dem Betrieb der Anwendung, Stripe bei Nutzung der Zahlungsfunktionen, PostHog bei deiner Zustimmung zur Nutzungsanalyse und gegebenenfalls zur Verschwiegenheit verpflichtete rechtliche oder steuerliche Beratung. Behörden erhalten Daten, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht. Betriebs- und Teamdaten werden nicht zu Werbezwecken verkauft.

Bei Stripe können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere in den USA. Stripe beschreibt die dafür verwendeten Garantien, darunter Standardvertragsklauseln und bei anwendbaren Übermittlungen das EU-US Data Privacy Framework, im Zusatz zu Datenübertragungen. Dort sind auch die entsprechenden Vertragsregelungen zugänglich. Fragen zu den für deine Daten geltenden Garantien kannst du an hallo@sadu.at richten.

Für Website, Registrierung und Kundenverwaltung betreiben wir kein Werbeprofiling und treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

9. Aufbewahrung und Löschung

Die Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck der Verarbeitung, dem Vertragsverhältnis, gesetzlichen Pflichten und der Erforderlichkeit zur Klärung konkreter Ansprüche. Dabei unterscheiden wir:

• Vertrags- und Kontodaten: für die Durchführung des Vertrags und eine erforderliche anschließende Abwicklung. Ein abgelaufener Testzeitraum löscht den Betrieb nicht automatisch; Lesen und Export bleiben möglich.
• Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: grundsätzlich sieben Jahre nach den österreichischen Aufbewahrungsvorschriften, gegebenenfalls länger bei anhängigen Verfahren. Maßgeblich ist unter anderem § 132 BAO. Diese Frist gilt nicht pauschal für sämtliche Nutzungsdaten.
• Anfragen und technische Protokolle: nach dem Bedarf zur Bearbeitung der Anfrage, Fehleranalyse und Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle. Soweit eine Nachricht Teil eines Vertrags- oder Buchhaltungsnachweises ist, gelten die entsprechenden Aufbewahrungspflichten.
• Versandprotokolle bei Brevo: Es gelten die im Versandkonto eingestellten Aufbewahrungsregeln. Ohne konfigurierte Löschfrist speichert Brevo diese nach eigenen Angaben grundsätzlich unbefristet. Für gespeicherte Nachrichtenvorschauen gelten separate Einstellungen. Weitere Informationen findest du in den Hinweisen von Brevo zur Aufbewahrung.
• Beschäftigten- und Arbeitszeitdaten: nach den Weisungen des verantwortlichen Betriebs und den für ihn geltenden Aufbewahrungspflichten. Das Deaktivieren einer Person beendet den Zugang (Chip, PIN, Passwort, Sitzungen) und löscht deren Zeit- und Änderungshistorie nicht. Ein Löschantrag kann in der Personalakte oder in der Mitarbeiter-App aufgenommen werden: Kontakt- und Zugangsdaten werden dann entfernt, Name und Stempel bleiben bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrung (unter anderem MiLoG § 17, mindestens zwei Jahre). Eine automatische Löschung nach Austritt findet nicht statt.

Ein Registrierungslink ist 24 Stunden, ein Link zum Zurücksetzen des Passworts zwei Stunden gültig. Das ist die Gültigkeitsdauer des Links, keine automatische Löschfrist für die dazu gespeicherten Datensätze. Auch durch eine Abmeldung werden nicht sämtliche serverseitigen Konto- und Sicherheitsdaten gelöscht.

Wie du deinen Betrieb und dein Kundenkonto löschst, steht unter Konto löschen; per Mail erreichst du uns unter hallo@sadu.at. Bei Beschäftigtendaten entscheidet der verantwortliche Betrieb über die Löschung; gesetzlich erforderliche Nachweise können von einer sofortigen Löschung ausgenommen sein.

10. Deine Rechte

Unter den Voraussetzungen der DSGVO hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Widerspruch: Wenn wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Begründung widersprechen.

Wende dich für Daten, für die SADU verantwortlich ist, an hallo@sadu.at. Geht es um die Daten deines Arbeitsverhältnisses, ist dein Betrieb der erste Ansprechpartner. Wenn du eine solche Anfrage an uns richtest, unterstützen wir den zuständigen Betrieb bei der Bearbeitung.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. In Österreich erreichst du die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, unter dsb@dsb.gv.at. Weitere Informationen stellt die Behörde auf ihrer Seite zu Betroffenenrechten bereit.

11. Nutzungsstatistik und Sitzungsaufzeichnungen mit PostHog EU

Mit deiner freiwilligen Zustimmung nutzen wir PostHog Cloud EU, um zu verstehen, welche Seiten und Funktionen verwendet werden, und Schichtanker zu verbessern. Anbieter ist PostHog, Inc., USA. Die gewählte EU-Region speichert die Analysedaten nach Angaben des Anbieters in Frankfurt am Main, Deutschland.

Auf der Website und in der Web-App entscheidest du getrennt über Nutzungsstatistik und Sitzungsaufzeichnungen. Die Statistik zählt auf der Website Aufrufe von Startseite, Datenschutz und Impressum. In der Web-App zählt sie Aufrufe von Dashboard, Wochenplan, Tagesplan, Bedarf und Schichtarten. Übermittelt wird jeweils nur die Seitenkategorie, keine vollständige Adresse, Suchparameter, Referrer oder Formularinhalte.

Sitzungsaufzeichnungen zeigen auf diesen Seiten Klicks, Mausbewegungen, Scrollen und Änderungen der Oberfläche, damit wir Hindernisse in der Bedienung erkennen können. Alle Texte und Eingaben werden vor der Übertragung maskiert. Bilder, Medien, Canvas und eingebettete Fenster bleiben ausgeblendet. Anmeldung, Registrierung, Passwort-Wiederherstellung, Personal, Abrechnung, Einstellungen und die Betreiberkonsole werden nicht aufgezeichnet. Netzwerk-Inhalte und Konsolenprotokolle werden nicht erfasst. Zufällige Analyse- und Sitzungskennungen bestehen nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite; wir legen keine Analyse-Cookies oder dauerhaften Analysekennungen an und verknüpfen sie nicht mit deinem Benutzerkonto.

In der Tablet- und Handy-App zählen wir nach einer gesonderten Zustimmung nur ausgewählte Funktionsaufrufe: einen Wochenplan veröffentlichen, Schichtersatz anfragen, eine Zeitkorrektur speichern oder eine Zeitnotiz melden. Inhalte dieser Vorgänge, Namen, Personal- und Betriebskennungen, Arbeitszeiten, Krankmeldungen und Urlaubsangaben werden nicht an PostHog übermittelt. Die zufällige Analysekennung wird keinem Benutzerkonto zugeordnet und nicht über App-Neustarts hinweg gespeichert. Technische App- und Geräteangaben wie Betriebssystem und App-Version können mitübermittelt werden.

Beim Verbindungsaufbau erhält PostHog technisch bedingt auch die IP-Adresse und Verbindungsdaten. Die Ableitung eines Standorts aus der IP-Adresse ist in unserer Einbindung deaktiviert. Wir verwenden keine automatische Erfassung außerhalb der Replay-Aufzeichnung, Fehleraufzeichnungen oder Nutzerprofile für Werbung. Sitzungsaufzeichnungen starten erst nach deiner gesonderten Zustimmung.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit Informationen auf deinem Endgerät für die Analyse gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt dies ebenfalls erst nach Einwilligung. Vor deiner Zustimmung werden keine Analyseanfragen an PostHog gesendet. Ablehnen, Schließen oder das Ausbleiben einer Auswahl aktiviert keine Analyse. Die Nutzung von Schichtanker ist davon unabhängig.

Über Datenschutzeinstellungen im Footer kannst du die Website-Auswahl jederzeit ändern und mit „Ablehnen“ widerrufen. In der Web-App findest du diesen Zugang in der Seitennavigation. Website und Web-App speichern jeweils eine eigene Auswahl; die Tablet- und Handy-App hat gesonderte Einstellungen. Die Auswahl gilt auf deinem Gerät für 180 Tage. Frühere Website-Auswahlen ohne getrennte Auswahl für Statistik und Aufzeichnungen gelten nicht als Zustimmung. Nach Ablauf fragen wir erneut.

Ein Widerruf beendet weitere Analyse- und Replayübermittlungen und verwirft noch nicht gesendete Ereignisse. Bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Für Löschanfragen erreichst du uns unter hallo@sadu.at. Analysedaten werden für die Auswertung und den Vergleich der Produktnutzung aufbewahrt, solange sie für diese Zwecke erforderlich sind. Die technische Aufbewahrung bei PostHog hängt vom jeweiligen Produkt und Tarif ab; der Anbieter beschreibt sie in seinen Speicherhinweisen. Die 180 Tage betreffen die Gültigkeit deiner Auswahl, nicht die automatische Löschung bereits übermittelter Analysedaten.

PostHog verarbeitet die Daten als Dienstleister. Die EU-Speicherregion schließt einen Zugriff oder eine Verarbeitung durch PostHog und Unterauftragnehmer außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, nicht aus. Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung beschreibt dafür Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, das EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von PostHog und den Angaben zur EU-Region.